Poste Italiane dal primo aprile 2016 non effettua più il servizio “data certa”, ossia il servizio che consentiva di apporre un timbro postale su un documento al fine di attestarne la data (giorno, mese e anno) della sua formazione, renderlo così opponibile a terzi e sicuramente valido a livello giuridico.
Esistono ulteriori metodi che possono essere utilizzati per ottenere “data certa” su un documento.
1) PEC. La posta elettronica certificata garantisce la data certa, quindi è ritenuto un metodo sicuro per apporre data precisa ad una comunicazione rilevante. Una volta effettuato l’invio è importante conservare le due email certificate inviate dal gestore, con cui si certifica l’avvenuta accettazione del messaggio e consegna. Vantaggio: è ritenuto un servizio gratuito ed immediato. Svantaggio: è necessario che il mittente e il destinatario abbiano un indirizzo PEC;
2) SERVIZIO POSTALE. Un servizio sicuro per la data certa è anche l’invio di una raccomandata. Sulla busta viene apposto un codice a barre attraverso il quale è possibile risalire alla spedizione. E’ consigliabile spedire il documento piegandolo su sé stesso, senza inserirlo in una busta, in modo che il timbro postale o il codice a barre vadano a finire direttamente sul documento. Vantaggio: è un sistema economico. Svantaggio: è necessario archiviare con ordine la raccomandata, poiché in caso di smarrimento si perderà la prova;
3) TRAMITE NOTAIO. E’ possibile per garantire la data certa depositare il documento presso un notaio il quale provvederà a redigere un verbale di deposito. Nel verbale il notaio prende atto della data, luogo ed identità del contribuente di riferimento. Vantaggio: è un sistema sicuro e valido. Svantaggio: è un metodo costoso;
4) DATA CERTA DIGITALE: è possibile anche acquistare il servizio “data certa digitale di postel” il quale consente di certificare la data di un documento mediante l’apposizione di una marca postale elettronica. Vantaggio: metodo sicuro, nuovo ed elimina il problema di archiviare con cura il documento cartaceo. Svantaggio: richiede un abbonamento annuale.